Lean w finansach – jak METRO GSC usprawnia procesy i eliminuje marnotrawstwo?
25 czerwca 2026Są procesy, które działają „od zawsze”. Klikasz te same raporty, poprawiasz te same błędy, kopiujesz dane między systemami i… nagle okazuje się, że pół dnia znika na zadaniach, które wcale nie tworzą wartości. Brzmi znajomo?
W świecie finansów i SSC tempo rośnie z miesiąca na miesiąc. Dane muszą się zgadzać, procesy działać szybciej, a biznes oczekuje coraz większej efektywności. Dlatego w METRO GSC lean nie jest modnym hasłem z prezentacji PowerPoint. To sposób pracy, który realnie pomaga nam upraszczać codzienność.
Bo lean w finansach nie polega na „robieniu więcej”. Chodzi o robienie mądrzej.
Lean w praktyce – gdzie „znika” czas?
Lean to filozofia zarządzania, koncentrująca się na dostarczaniu wartości przy jednoczesnym eliminowaniu strat i działań, które tej wartości nie tworzą.
W praktyce? Mniej zbędnych kroków, mniej ręcznego poprawiania błędów i mniej czasu traconego na procesy, jakie można uprościć.
W METRO GSC usprawnianie procesów finansowych opieramy na ciągłym doskonaleniu, standaryzacji oraz większej przejrzystości działań. Dzięki temu możemy skracać czas realizacji procesów, lepiej wykorzystywać zasoby, zwiększać efektywność zespołów, poprawiać jakość danych i ograniczać liczbę błędów.
Pierwszym krokiem do eliminacji marnotrawstwa jest rozpoznanie działań, które nie dodają wartości. Pomaga nam w tym mapowanie procesów (Value Stream Mapping), dzięki któremu możemy dokładnie zobaczyć, gdzie pojawiają się straty, niepotrzebne działania i jak je wyeliminować.
I co równie ważne: upraszczanie pracy naprawdę wpływa na komfort codziennych działań zespołów. Bo kiedy proces działa sprawnie, wszystkim pracuje się po prostu lepiej.
Jak eliminujemy marnotrawstwo procesowe?
W METRO GSC wykorzystujemy różne metody i narzędzia lean, pomagające usprawniać procesy oraz skracać czas realizacji.
Jedną z nich jest Gemba Walk. Liderzy i managerowie obserwują procesy tam, gdzie wykonywana jest codzienna praca, rozmawiają z zespołami, a także wspólnie szukają usprawnień.
Dużą rolę odgrywa również standaryzacja procesów oraz Visual Management. Dzięki przejrzystemu monitorowaniu KPI łatwiej kontrolować status procesów, SLA dla faktur czy harmonogram zamknięcia miesiąca.
W codziennej pracy wykorzystujemy także metodę 5 WHY, cykl PDCA, raporty A3 oraz Diagram Ishikawy. Bo każdy problem w procesie może być początkiem realnego usprawnienia.
Lean i technologia – duet, który naprawdę działa
Lean łączymy z automatyzacją i digitalizacją procesów. W METRO GSC wykorzystujemy RPA (Robotic Process Automation), które pomaga automatyzować powtarzalne oraz manualne zadania, ograniczać błędy i przyspieszać realizację procesów.
Coraz częściej wykorzystujemy również rozwiązania AI wspierające analizę danych i codzienną pracę zespołów finansowych.
Najważniejsze jest jednak to, że nie automatyzujemy chaosu. Najpierw upraszczamy proces, eliminujemy zbędne działania, a dopiero później wdrażamy technologię. I właśnie wtedy dzieje się prawdziwa magia.
SMILE i kultura małych usprawnień
Lean w METRO GSC to także kultura ciągłego doskonalenia. W ramach programu SMILE, opartego na filozofii Kaizen, regularnie wdrażamy małe usprawnienia, realnie wpływające na codzienną pracę.
Czasem jedno usprawnienie skraca proces o kilka minut. Niby niewiele. Ale kiedy taki proces wykonujesz setki razy w miesiącu – różnica robi się naprawdę duża.
W ciągu ostatnich 4 lat zrealizowaliśmy ponad 400 projektów usprawniających oraz wdrożyliśmy blisko 2000 małych usprawnień SMILEs.
To pokazuje, że lean nie jest jednorazowym projektem. To sposób myślenia, który staje się częścią codziennej pracy.
Które procesy zostały zoptymalizowane?
Najwięcej projektów usprawniających wdrożyliśmy w obszarze Accounts Receivable (AR), m.in. w procesach księgowania faktur i korekt, płatności manualnych oraz automatycznych, płatności z wykorzystaniem kart, a także rozliczania kont klientów.
Lean intensywnie wspiera również obszar General Accounting (GA), gdzie zoptymalizowaliśmy procesy związane m.in. ze środkami trwałymi (Create/Change Asset Master data, Perform Asset Transfer, Perform Procedures for fixed assets, IFRS16, Perform capitalization, Perform depreciation), zarządzaniem zapasami, Treasury, zamknięciem miesiąca oraz rozliczeniami Intercompany.
Bo optymalizacja w finansach to nie zestaw korporacyjnych sloganów ani jednorazowa inicjatywa. To codzienna praca nad tym, żeby działać szybciej, mądrzej i po prostu lepiej: dla biznesu, zespołów oraz klientów.
